管理Salesforce用戶(hù)看起來(lái)不困難，但是今天我們還是會(huì)介紹下管理Salesforce用戶(hù)的更佳實(shí)踐。使用不正確的方法管理用戶(hù)和許可證可能導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)完整性出現(xiàn)問(wèn)題。更佳實(shí)踐應(yīng)用于Salesforce的很多地方，用戶(hù)管理的方法也同樣適用。

 

接下來(lái)會(huì)介紹幾種更佳實(shí)踐，還會(huì)包括一些被證明有益處的提示和竅門(mén)來(lái)讓用戶(hù)管理變得更加容易。

 

不更新，就禁用!
銷(xiāo)售代表 Bob 離開(kāi)公司后，新來(lái)的Jane接替了Bob的職位，這時(shí)用Jane的信息編輯Bob的用戶(hù)帳戶(hù)似乎是合理的。但這種方法會(huì)導(dǎo)致的問(wèn)題是，Bob在Salesforce中創(chuàng)建或者擁有的任何記錄現(xiàn)在都屬于Jane。表面上看來(lái)會(huì)認(rèn)為Jane創(chuàng)建或修改了這些記錄。

 

現(xiàn)在數(shù)據(jù)完整性問(wèn)題就出現(xiàn)了。我們不再有Bob在Salesforce中進(jìn)行的操作的清晰記錄了。

 

現(xiàn)在，讓我們假設(shè)Bob的帳戶(hù)用Jane的信息更新了。幾個(gè)月后，Bob又被重新雇傭了并且需要訪問(wèn)Salesforce，Jane仍然是一個(gè)活躍的Salesforce用戶(hù)。這就會(huì)產(chǎn)生更大的問(wèn)題。

 

當(dāng)一個(gè)用戶(hù)不再需要訪問(wèn)Salesforce時(shí)，他們的賬戶(hù)狀態(tài)應(yīng)該標(biāo)記為“非活躍”。方法是取消選擇用戶(hù)帳戶(hù)下的Active選項(xiàng)框。這個(gè)操作會(huì)做下面三件事：
1、禁止該用戶(hù)訪問(wèn)Salesforce。
2、保護(hù)Salesforce數(shù)據(jù)的完整性。
3、允許將該Salesforce許可證分配給其他用戶(hù)。

 

通過(guò)Bob和Jane的例子來(lái)看，Bob的非激活賬戶(hù)可以繼續(xù)擁有Salesforce的記錄直到這些記錄轉(zhuǎn)移到一個(gè)活躍用戶(hù)為止，Jane也可以擁有一個(gè)全新的賬號(hào)。Bob重新回到公司后Salesforce管理員只需要選擇Active選項(xiàng)框來(lái)重新激活他的Salesforce帳戶(hù)。

 

您可能會(huì)擔(dān)憂許可證問(wèn)題，其實(shí)大可不必。僅僅Active用戶(hù)才會(huì)被計(jì)算到許可證的總數(shù)內(nèi)，而不包括非活躍用戶(hù)。

 

在沙盒中取消激活用戶(hù)
Salesforce Lightning Edition升級(jí)后大部分的沙盒可以平衡遷移，培訓(xùn)，測(cè)試的應(yīng)用和變更管理。

 

但是當(dāng)一個(gè)用戶(hù)在生產(chǎn)環(huán)境中被取消激活，該用戶(hù)在任意沙盒中并沒(méi)有被取消激活。因?yàn)檫@些沙盒包含客戶(hù)及其他業(yè)務(wù)信息，因此使用Partial或者Fully Copy沙盒的企業(yè)應(yīng)注意這個(gè)問(wèn)題。

 

假設(shè)用戶(hù)需要被迅速的取消激活，這樣訪問(wèn)該客戶(hù)數(shù)據(jù)的權(quán)限可以迅速的被刪除以避免數(shù)據(jù)在最后時(shí)刻被竊取。如果此用戶(hù)可以訪問(wèn)沙盒（特別是部分復(fù)制或全部復(fù)制的沙盒），管理員也需要在沙盒中取消激活該用戶(hù)。沙盒的用戶(hù)經(jīng)常被忽略，而且?guī)茁史浅８撸虼诉@已經(jīng)被證明是竊取數(shù)據(jù)的有效方法。

 

用簡(jiǎn)單的方法標(biāo)識(shí)非活躍用戶(hù)
因?yàn)椴荒軓腟alesforce中刪除用戶(hù)，所以非活躍的Salesforce用戶(hù)仍然可能擁有記錄。現(xiàn)有的雇員們可能永遠(yuǎn)不會(huì)再見(jiàn)到該用戶(hù)，但在大企業(yè)中雇員們可能仍然會(huì)認(rèn)為該用戶(hù)是一個(gè)激活的雇員。

 

Salesforce管理員可以生成報(bào)告并且創(chuàng)建列表視圖來(lái)查看活躍的或者非活躍的用戶(hù)，同時(shí)用戶(hù)可以單擊雇員的姓名來(lái)確認(rèn)該雇員的狀況，但是這會(huì)引起多次單擊，有些是并不必要的。

 

為了簡(jiǎn)化這個(gè)流程，在取消激活用戶(hù)時(shí)，我更傾向于在用戶(hù)的名字前添加Inactive單詞。現(xiàn)在，不管是哪個(gè)用戶(hù)在Salesforce中碰到非活躍用戶(hù)，都會(huì)馬上知道該用戶(hù)不再是活躍用戶(hù)了。

 

不要轉(zhuǎn)移任何記錄
當(dāng)一個(gè)新用戶(hù)被添加到Salesforce中或者地區(qū)被重新分配了，確定需要轉(zhuǎn)移的記錄和不能被轉(zhuǎn)移的記錄非常重要。

 

我們還是繼續(xù)以Bob和Jane為例。Jane被招聘來(lái)接管Bob所屬的地區(qū)，Salesforce管理員應(yīng)當(dāng)確保Bob的帳戶(hù)是非活躍的，為Jane創(chuàng)建的是一個(gè)全新的賬號(hào)。

 

Jane現(xiàn)在成為了Bob的記錄的擁有者。需要注意的是，Jane接替了Bob，但是保留Bob對(duì)這些客戶(hù)所作的操作仍然很重要，因此僅活動(dòng)記錄需要被轉(zhuǎn)移。

 

下表列出了一些通用的指南以及核心Salesforce對(duì)象的轉(zhuǎn)移的更佳實(shí)踐。

注意不是活躍的并且已經(jīng)過(guò)期的記錄不需要轉(zhuǎn)移。在我們這個(gè)例子里，非活躍的用戶(hù)Bob仍然擁有上表“不轉(zhuǎn)移”列的記錄。他是采取特殊操作來(lái)關(guān)閉或者更新這些數(shù)據(jù)的用戶(hù)，對(duì)于Jane和其他用戶(hù)，了解對(duì)這些記錄采取操作的用戶(hù)非常重要。

 

結(jié)果是Jane現(xiàn)在擁有了能夠操作的數(shù)據(jù)。轉(zhuǎn)移到她賬號(hào)下的所有數(shù)據(jù)都是Open狀態(tài)或是活躍的。因?yàn)樗齼H需要關(guān)注這些數(shù)據(jù)。

 

如果Bob以前擁有潛在客戶(hù)想要重新評(píng)估你的業(yè)務(wù)方案的話，Jane可以取得該潛在客戶(hù)的所有權(quán)并相應(yīng)的更新?tīng)顟B(tài)。

 

一定要注意轉(zhuǎn)移記錄取決于您的業(yè)務(wù)。有時(shí)也可能會(huì)轉(zhuǎn)移上表“不轉(zhuǎn)移”列的某些記錄。如果是這種情況，一定要在某處記錄下這樣做的原因。

 

這個(gè)列表不一定是用戶(hù)管理更優(yōu)方法的完整列表，可能還有其他更好的方法。