在我參與的很多CRM系統項目中，尤其是第一次實施Salesforce，項目負責人經常會問我兩個問題：

1）我們需要多少CRM系統管理員？
2）如何挑選一個好的系統管理員？

 

雖然沒有準確的公式來回答這些問題，但是肯定會有一些方法我可以用來幫助客戶去判斷他們需要多少管理員，同樣也會找到哪些員工是這個工作的更佳候選人。

 

需要多少CRM系統管理員？
當涉及到分配多少個系統管理員的Profile給用戶時，我的感覺就是少即是多。正如太多的廚師會糟蹋一鍋好湯，太多的系統管理員可以輕易的改掉其它管理員的設置。

 

對于小的企業來說（大概50個用戶左右的公司）我的建議是設置兩個系統管理員。你可以設置一個首要的系統管理員和一個后備。即使是licese不斷增加，系統管理員的數量也只能是用戶數量占比很小的一部分，他們應該有很好的團隊合作精神并了解整個公司Salesforce的路線圖。（下面會詳細描述）

 

一般我傾向于創建于定制Profile，也可以叫超級用戶或高級用戶，賦予他們一些系統管理員的權限但不是全部。例如，很多時候公司只是希望其它的管理員能夠幫助操作幾個功能，例如重置密碼和創建一些公共的報表。所以定義一個新的profile并賦予他們相應的權限。（另一方面，夏季14版本已經將管理用戶權限分為11個不同的權限，給用戶提供更大的靈活性。你可以在版本注釋中搜索 “More Specific Permissions for Managing Users” 尋找更多信息）

 

還有另外一個選擇是可以利用代理管理員的功能來給某些用戶一些特定的管理員權限。代理管理員可以在特定的角色范圍內創建用戶，重置密碼等。

 

現在你可能對需要多少系統管理員有了一個認識，那么讓我們再去看看如何找到合適的管理員。

 

什么造就了一個好的CRM系統管理員？

1.了解公司的業務流程
我所見過大多數成功的系統管理員都會出現在各個部門并理解他們的業務，至少是在戰略層面上理解，各個部門和區域是如何用業務流程聯系起來的。這種經驗很重要，因為你需要了解當有改動時會對你公司整個Salesforce系統造成的影響。例如，如果一個銷售告訴需要更改客戶對象的配置，但是我們能從這個更改中獲益多少以及這個改變會對整個系統帶來什么影響？一個能力強的Salesforce系統管理員知道該和哪個部門的哪些人來溝通，以確認他們的需求是深思熟慮的。

 

2.有策略的工作
基于上面的觀點，你的Salesforce管理員應該了解業務需求的優先級。在理想的情況下，你的Salesforce管理員將會有一個系統發布新功能的路線圖。其他人可以利用這個路線圖來了解哪些是關鍵需求，以及每個需求是如何影響其他隊列中的項目的。

 

3.可以保守秘密
系統管理員的Profile給用戶了一個“修改全部”的權限，每一個在系統中創建的記錄都會被系統管理員看到。因此在選擇系統管理員時我們要判斷它是否會惡意的散發公司的信息。較令人擔心的就是系統管理員在閑聊的時候說出，哇我們公司的某人獲得了多么多的獎金或者我們公司的銷售管道最近看起來簡直太差了。如果在系統內存儲了例如身份證，銀行卡等信息，那么能夠保守秘密就變的更加重要了。

 

4.關注細節
當管理了一個類似于Salesforce的系統時，一個小的錯誤可以對整個功能有很大影響。是否創建一個新的字段，分配權限給一個新的報表文件夾，或者是寫一個公式，非常重要的是要先完整的審查并測試之后再發布到生產環境中。同樣重要的是要記錄每一次更改的原因。一個好的系統管理員將會確認每一個測試都會有文檔記錄。這不僅僅是確保終端的用戶體驗，也會幫助其他管理員在未來很好的理解當初系統的一些改變。

 

當然除了這些所有特征，如果有Salesforce.com的認證將更會錦上添花，好的候選人可以通過salesforce在線系統管理員培訓課程來自助學習。一個系統管理員不需要太強的技術背景也可以成功。

 

結論
Salesforce已經開始影響你的業務各個方面，CRM系統管理員的角色已經變的越來越重要。能夠選擇恰當數量的管理員并確保他們都是合格的管理員將確保你的數據的安全性，你的系統會不斷優化的以及你未來的系統變更是有規劃性的。

 

除了上述觀點，對于CRM系統如Salesforce管理員你還有什么好的建議？