CRM系統(tǒng)報表和儀表板到底是什么？以Salesforce為例，其CRM系統(tǒng)提供了一套功能強大的報告工具，它們協(xié)同工作以幫助您理解和處理數(shù)據(jù)。這篇文章，我們將詳細介紹這些主題。

一、報表和儀表板
你的業(yè)務(wù)有問題， Salesforce crm系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能提供答案。當您被要求構(gòu)建一個報告時，請求通常以問題的形式出現(xiàn)。問題可能是這樣的：
• 哪些產(chǎn)品是我較暢銷的？
• 誰是我更有價值的潛在客戶？
• 哪些營銷活動是更成功的？
• 我的顧客有多滿意？
……

在構(gòu)建報表之前，訣竅是接受這個問題--詢問后續(xù)問題--編寫需求--將這些需求映射到報告標準。

 

 

例如：現(xiàn)在，您可能正在查看標準列并思考，所有這些意味著什么？關(guān)鍵是，你公司的大多數(shù)人都會問你類似的問題。下面是一些典型的例子：

• 負責計劃當天電話的客戶經(jīng)理，他想確定先聯(lián)系哪位潛在客戶
• 自去年夏天推出自助服務(wù)社區(qū)以來，支持經(jīng)理每月都在分析偏離率【(實際值-理論值)/理論值x100%】
• CEO忙于制定公司的年度計劃，并決定公司下一步的發(fā)展方向
CRM系統(tǒng)中的報表或儀表板可以提供每個團隊成員需要采取行動并實現(xiàn)大目標的洞察力，無論是哪一天、哪一個月或哪一年。你可以把他們的問題翻譯成他們需要的報表或儀表盤。

 

二、什么是報表？
報表的較簡單形式是滿足您定義標準的記錄列表（如機會或帳戶）。但是報表不僅僅是簡單的列表。要獲得所需的數(shù)據(jù)，可以對記錄進行篩選、分組和計算。您甚至可以在圖表中以圖形方式顯示它們！

例如：當小李向小王詢問哪些產(chǎn)品是暢銷產(chǎn)品時，小王創(chuàng)建了一份報表，其中列出了所有產(chǎn)品的機會列表。然后他：
• 過濾僅顯示本財政年度“活躍”產(chǎn)品的已關(guān)閉機會
• 按產(chǎn)品系列分組
• 總計銷售總數(shù)

在垂直條形圖中顯示結(jié)果，因此小李可以輕松查看結(jié)果。這種分析是小王對自己的業(yè)務(wù)有疑問時將CRM系統(tǒng)作為首選工具的原因之一。銷售高層的每個人都喜歡小王的報表！

通過報表，您可以訪問Salesforce數(shù)據(jù)。您可以以幾乎無限的組合方式檢查Salesforce數(shù)據(jù)，以易于理解的格式顯示數(shù)據(jù)，并與其他人分享見解。在構(gòu)建，閱讀和共享報告之前，請查看這些報告基礎(chǔ)知識。

當您準備報告您的Salesforce數(shù)據(jù)時，請記住以下提示：
• 設(shè)計良好的報表運行得更快。

• 在構(gòu)建報表之前，考慮寫下你的報告必須回答的每一個問題。這樣，您的報告肯定會返回您需要的所有數(shù)據(jù)。

• 報表通過文件夾共享。確保將報告保存在適當?shù)奈募A中。報表文件夾確定如何訪問報表，以及誰可以訪問它們以查看，編輯或管理報表。文件夾可以是公共的，隱藏的或共享的。您可以根據(jù)角色，權(quán)限，公共組，區(qū)域和許可證類型控制誰有權(quán)訪問文件夾的內(nèi)容。您可以將整個組織的文件夾設(shè)置為可用，或?qū)⑵湓O(shè)置為私有，以便只有所有者才能訪問。

在構(gòu)建第一份報告之前，請熟悉這些功能和概念：
• 報表生成器：該報表生成器是一種用于創(chuàng)建報表和編輯現(xiàn)有的可視化，拖動和拖放工具。您可以在報告構(gòu)建器中選擇報告類型，報告格式以及構(gòu)成報告的字段。

• 字段：一個或多個字段描述每個報告結(jié)果。如果您將報表想象為信息表，那么每行都是一個結(jié)果，每列都是一個字段。例如，人力資源經(jīng)理會創(chuàng)建有關(guān)員工的報告。每個結(jié)果都是一名員工，每個字段都是關(guān)于員工的不同信息：名字，姓氏，職稱，開始日期等。創(chuàng)建或編輯報告時，您可以選擇要在報告中包含的字段。為確保報告快速運行，最好只包含所需的字段。

• 過濾器：使用過濾器限制報表返回的數(shù)據(jù)。過濾器有很多原因，例如將報告重點放在特定數(shù)據(jù)上，或確保報告快速運行。例如，假設(shè)您的報告返回公司中的所有案例，但您只想查看已打開并分配給您的案例。過濾所有者字段和狀態(tài)字段上的報告。在報表生成器中添加過濾器。在Salesforce Lightning Experience中，您也可以在閱讀報告時添加，編輯或刪除過濾器。

• 報告類型：該報告類型支配哪些字段在您的報告中。例如，“文件和內(nèi)容”報告包含類似的字段文件ID， 文件名，和 總下載量。帳戶報告包含類似的字段帳戶ID， 用戶名，和 電話。創(chuàng)建報告時要做的第一件事是選擇報告類型。

• 報告格式：該報告格式指定你的報告結(jié)果是如何布局。可能的格式是表格，摘要，矩陣或連接。

1.建立一個報告：當你對CRM系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有疑問時，比如“上個季度我們在東南地區(qū)賺了多少收入?”、“哪個線索生成渠道創(chuàng)造了更多的贏單?”，或“所有未結(jié)案件的平均年齡是多少?”，寫一份報告來得到答案。下圖顯示在 Salesforce Classic 中構(gòu)建報表：

 

2.在運行頁面中自定義報表視圖：在運行頁面中查看和分析報告記錄時，請使用Salesforce Lightning Experience功能。

 

3.過濾報告數(shù)據(jù)：如果你的報告提供的數(shù)據(jù)比你需要的多怎么辦？使用過濾器縮小報表，直到它只顯示您想要的數(shù)據(jù)。

4.預(yù)定并訂閱報告：預(yù)定并訂閱報表，并接收通知，使您了解您更關(guān)心的指標，而不必手動運行報表。在Salesforce Classic中，您可以指定觸發(fā)報表通知的條件。

 

5.導(dǎo)出報表并將其連接到其他工具：導(dǎo)出或連接報表到另一個工具，例如Quip，以處理Salesforce之外的報表數(shù)據(jù)。

 

6.組織報告：通過將報告分類到文件夾中并刪除未使用的報告，讓您的報告觸手可及。如果有很多報告，可以使用search字段找到所需的報告。

 

7.報告限制和分配：在報告數(shù)據(jù)時，請注意限制和分配。

8.診斷報告：使用該技巧來幫助解決在處理報告時出現(xiàn)的問題。

三、什么是儀表板？
儀表板是組織中記錄的關(guān)鍵指標和趨勢的直觀顯示。儀表板組件和報告之間的關(guān)系是1：1；對于每個儀表板組件，都有一個源報告。但是，您可以在單個儀表板上的多個儀表板組件中使用相同的報告（例如，在條形圖和餅圖中使用相同的報告）。您可以在單個儀表板頁面上顯示多個儀表板組件，創(chuàng)建強大的可視化顯示以及使用通常具有共同主題（如銷售績效或客戶支持）的多個報表的方式。

每個儀表板都有一個正在運行的用戶，其安全設(shè)置決定了哪些數(shù)據(jù)要顯示在儀表板中。如果正在運行的用戶是特定用戶，則所有儀表板查看器都會根據(jù)該用戶的安全設(shè)置查看數(shù)據(jù) - 無論他們自己的個人安全設(shè)置如何。因此，您需要明智地選擇正在運行的用戶，以免打開太多的可見性。例如，將銷售經(jīng)理設(shè)置為其團隊的排行榜的運行用戶。這允許她的團隊成員查看他們各自團隊的排行榜，而不是其他團隊。

動態(tài)儀表板是儀表板，正在運行的用戶始終是登錄用戶。這樣，每個用戶根據(jù)他或她自己的訪問級別查看儀表板。如果您擔心訪問太多，可能需要使用動態(tài)儀表板。

儀表板可幫助您直觀地了解不斷變化的業(yè)務(wù)條件，以便您可以根據(jù)報告收集的實時數(shù)據(jù)做出決策。使用儀表板幫助用戶識別趨勢，挑選數(shù)量并衡量其活動的影響。在構(gòu)建，閱讀和共享儀表板之前，請查看這些儀表板基礎(chǔ)知識。

在準備使用儀表板策劃Salesforce數(shù)據(jù)時，請記住以下提示：
• 報告提供儀表板中顯示的所有數(shù)據(jù)。儀表板可以顯示來自多個報告的數(shù)據(jù)。

• 刷新儀表板時，必須運行所有數(shù)據(jù)提供報告。如果報告需要很長時間才能運行，那么儀表板也會執(zhí)行。

• 儀表板通過文件夾共享。與報告一樣，任何擁有保存儀表板的文件夾權(quán)限的用戶也可以訪問您的儀表板。確保將儀表板保存在適當?shù)奈募A中。

在創(chuàng)建或閱讀儀表板之前，請先熟悉這些功能和概念。
• 儀表板編輯器：是一種可視化的拖放工具，可用于創(chuàng)建儀表板和編輯現(xiàn)有儀表板。儀表板編輯器是您添加，編輯和排列儀表板組件的位置。

• 組件：儀表板由組件組成。每個組件都包含一個圖表或指標，用于顯示一個報告中的數(shù)據(jù)。不同組件可以顯示來自不同報告的數(shù)據(jù)。

 • 運行用戶：在crm系統(tǒng)中，不同的用戶具有訪問數(shù)據(jù)的不同權(quán)限。儀表板只顯示儀表板的運行用戶可以訪問的數(shù)據(jù)。例如，假設(shè)您正在查看描述潛在客戶的儀表板。Emily是一位銷售運營經(jīng)理，他看到了所有潛在客戶，而Marcus是一位直銷專家，只看到他所擁有的潛在客戶。如果Emily是儀表板的正在運行的用戶，則儀表板會顯示有關(guān)crm系統(tǒng)中所有潛在客戶的數(shù)據(jù)。如果Marcus是正在運行的用戶，則儀表板僅顯示有關(guān)Marcus擁有的潛在客戶的數(shù)據(jù)。

1.構(gòu)建儀表板：當您準備與同事共享crm系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，請構(gòu)建儀表板。儀表板允許您使用圖表，表格和指標來管理報表中的數(shù)據(jù)。如果您的同事需要更多信息，那么他們可以查看儀表板的數(shù)據(jù)提供報告。

 

2.過濾儀表板：儀表板過濾器使得從單個儀表板提供不同的數(shù)據(jù)組合變得很容易。您不需要為不同的用戶設(shè)置單獨的儀表板—為每個組提供一個對他們有意義的過濾器。當您在儀表板上使用篩選器時，下次訪問儀表板時將再次顯示篩選后的視圖。

 

3.動態(tài)儀表板：假設(shè)你的銷售人員只能看到他們自己的機會，但是你想回顧上個季度關(guān)閉的所有機會。創(chuàng)建一個儀表板，讓人們像您(或任何其他人)一樣查看儀表板。當你的銷售人員打開儀表板時，他們看到的是關(guān)于所有機會的信息，而不僅僅是他們的機會。(他們在crm系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)訪問保持不變。他們只能在你的儀表盤上看到更多的數(shù)據(jù)。)

4.訂閱或預(yù)定儀表板：設(shè)置自動儀表板刷新，并通過電子郵件按照您設(shè)置的計劃接收刷新的儀表板結(jié)果。如果你的新一周工作以回顧你的銷售概況儀表盤開始，請通過訂閱儀表板加快您的工作進程。訂閱后，您可以在每周一早上8:00自動刷新，按照你設(shè)定的時間表通過電子郵件接收刷新后的儀表盤結(jié)果。

5.鏈接Salesforce Lightning Experience中的儀表板組件：銷售概述儀表板是團隊在機會上進行協(xié)作的好方法，因為它提供了一個完整的管道圖。儀表板組件已經(jīng)鏈接到源報告，因此您可以獲得更多的詳細信息，但是如果您已經(jīng)準備好采取行動怎么辦?下圖顯示將儀表板組件鏈接到網(wǎng)站或 Salesforce 記錄：

 

6.使用儀表板：單擊儀表板的名稱以運行它。儀表板圖表是交互式的，因此請務(wù)必將鼠標懸停并單擊以獲取更多信息！從刷新儀表板數(shù)據(jù)到共享儀表板組件，有很多方法可以使用儀表板來保持自己和團隊的信息和協(xié)作。

 

7.組織儀表：通過將儀表板嵌入crm系統(tǒng)，打印或刪除不再需要的儀表板，使儀表板觸手可及。

 

8.儀表板限制、限制和分配：在為數(shù)據(jù)構(gòu)建儀表板時，請注意這些限制和分配。

9.為什么我的儀表板不顯示我期望的數(shù)據(jù)：如果您沒有看到預(yù)期的數(shù)據(jù)，請刷新最新數(shù)據(jù)，檢查您是否擁有正確的運行用戶，并驗證儀表板數(shù)據(jù)源。

10.為什么不能在儀表板組件中使用報表：大多數(shù)報告都可用作儀表板組件中的數(shù)據(jù)源，但有些報告不受支持。您通常可以編輯不受支持的報告，使其與儀表板組件兼容。

四、什么是報表類型？
Salesforce 報表類型類似于使報表更容易的模板。報表類型確定在創(chuàng)建報表時哪些字段和記錄可用。這是基于主對象及其相關(guān)對象之間的關(guān)系。例如，使用“聯(lián)系人和帳戶”報告類型，“聯(lián)系人”是主要對象，“帳戶”是相關(guān)對象。

報表只顯示符合報表類型中定義的標準的記錄。Salesforce crm系統(tǒng)提供了一組預(yù)定義的標準報告類型。沒有看到所有你想要的字段？您可能需要創(chuàng)建自定義報表類型。

例如，小李在Chatter上詢問小王哪些城市的線索最多。小王可以通過根據(jù)Leads標準報告類型創(chuàng)建潛在客戶報告來查找。但是，如果小李只想要“活躍”的潛在客戶，那么潛在客戶標準報告類型并不能完全解決問題，因為它會返回所有潛在客戶（包括有“活躍的”和“不活躍的”）。不過，小王并不擔心！他知道他可以創(chuàng)建一個名為“活躍的線索”的自定義報告類型，它使用線索作為主要對象，將“活躍”作為相關(guān)對象，只返回的“活躍的線索”。