報表和儀表盤是一個Salesforce Sales Cloud CRM系統的很關鍵的一個組件，提供給銷售代表，經理以及管理層對整個公司的洞察力，而且支持任何設備。但是近期，被問到很多關于Salesforce報表和儀表盤更佳實踐的問題。不管你是在一個小公司或是一個大公司的CRM系統管理員，這里有十個關鍵的步驟可以幫助你牢牢的打好基礎。

 

1.純凈的數據意味著準確的報告

我們都聽過這個俗語，“輸入的是垃圾，那輸出的也一定是垃圾” 無論你的CRM系統中報表和儀表盤功能多么簡單，強大，智能化都不能彌補數據不準確帶來的問題。我們建議你在企業內部培養一種文化，每個人都致力于在正確的時間輸入正確的數據。我們的一些客戶說，“如果不是Salesforce ，這一切不會發生。”而且它也幫助公司確保數據的質量。如果你有數據清洗的問題，你可以考慮使用Data中的Data cleansing Software去清理錯誤和重復的數據。

 

2.你的用戶是創建者還是使用者

跟指紋一樣，沒有兩個公司是完全一樣的。一些公司具備扁平化的公司架構，而另外一些公司可能有矩陣式的組織架構。當要確定CRM系統的報表和儀表盤的用戶權限時，這可能會變成一個棘手的問題。

 

首先，我建議細分用戶為創建者和使用者。創建者將需要創建報表和儀表盤，使用者只需要有讀取和運行報表和儀表盤的權限。

 

接下來，需要確定哪些用戶需要訪問共享文件夾。共享文件夾是公司內每個人都可以訪問的，而且都是很好的規劃類報表內容。如果設置特定的人可以有權限在共享文件夾更新報表，那么確保正確的報表和儀表盤信息將會變的容易。(見第3步文件夾管理。)
 

3.文件夾管理是關鍵

在部署一個新的Salesforce環境的時候，文件夾管理看起來并不是很重要。但是如果你使用正確的話，可創建一個跨組織的可擴展的報表管理架構。下面是三個非常常見的文件夾管理策略：

• 按用途（按銷售，服務，市場或執行部門）

• 按角色（基于你組織的層級結構）

• 按地理位置（國家，地區，以及辦公室級別的報表文件夾）

 

因為每個公司是不同的，文件夾管理也是多樣的。但是為了長期的戰略來考慮報表的規劃是很重要的，我們要避免臨時的解決方案。幾個文件夾管理的小貼士：

• 主動刪除那些不再使用的文件夾

• 開啟增強文件夾共享功能：您可以在CRM系統中單個文件夾的層級上賦予查看或編輯的權限。而且，可以根據需要授予編輯者/管理人員訪問文件夾。

• 將報表放置在一個共享/復制文件夾中，查看用戶對此儀表盤只有讀取權限。這可以防止儀表板組件無法刷新，并彈出錯誤消息：源報表不可用，它已經被刪除或不在一個用戶可訪問的文件夾中運行。“同時這也可以防止用戶鉆取到源報告不小心進行了保存或刪除操作。

 

4.考慮兩個簡單的方法去使用用戶權限

第一個方法來管理CRM系統的用戶權限是讓所有用戶可以創建和編輯報表和儀表盤。這將促進數據共享，用戶會非常歡迎。但是如果你看到權限被濫用，您可以很容易地更改權限為只讀。

許多公司都采取第二種方法，報表的權限只限于一個組的用戶可見并只允許用戶有讀取的權限。

 

另外考慮下面兩點：

• 允許查看公共文件夾報表，創建報告文件夾，管理公共文件夾報表，在公共文件夾查看儀表板，在公共文件夾創建儀表板文件夾和管理儀表板權限只對少數用戶開放。

• 賦予用戶編輯我的報表權限。這將給用戶能夠編輯、保存、刪除和導出他們只有“查看權限”文件夾中的報表。

 

5.管理報表類型

Salesforce 希望提供給客戶更多的報表類型選擇去制作報表。但是，到后面，并不是每一個企業都會使用每個不同的報表類型。

 

我建議將和你業務不相關的報表類型隱藏。去掉不必要的報表類型會避免在創建某些報表時報錯。需要選擇“選擇報表類型隱藏”復選框，開始隱藏你不希望用戶創建的報表類型。讓所有的報表類型都與用戶相關，這樣用戶才可能會選擇正確的報表類型。

 

6.讓儀表盤來講故事

當我們構建CRM系統報表和儀表盤的時間，想一下你想告訴其他人一個什么樣的故事。儀表盤不只是設計用來衡量指標，而是能夠讓人們在看完儀表板后可以有下一步的行動。

 

例如，你可以在儀表盤的第一行顯示高級別的圖表，而更細節的圖表在下方顯示。或者考慮將有關銷售的報表都放在一列中，市場活動的放在另一列，服務的放在第三類。當要構建一個團隊儀表盤時，考慮一下你想讓經理第一眼看到什么信息。讓儀表盤講故事-類似于一張報紙，首先強調什么重要的，然后再進入到細節中。

 

7.恰當的使用動態以及篩選儀表盤

動態儀表盤允許創建者建立一個儀表盤，然后以一個特定的用戶來定制。篩選儀表盤允許查看者可篩選儀表盤的信息來讓儀表盤的信息顯示與他們更相關。

 

考慮創建動態儀表板更小化減少需要復制更多的儀表盤。同時在儀表盤級別使用篩選器來顯示與用戶相關的信息。

 

8.使用Salesforce1

手機是可以隨身攜帶的。及時的獲取信息是你的經理和代表提高生產率的關鍵。當你創建一個新的儀表板，考慮移動性和用戶將如何使用這些較小設備的因素。儀表盤的展現方式，用戶是否需要在手機上來回滑動？數據是否容易獲取?

 

使用 Salesforce Sales Cloud CRM移動應用程序，您的代表可隨時訪問儀表盤，非常簡單的使用電子郵件或Chatter將儀表盤的url發送給你的團隊，他們點擊鏈接，打開應用程序，訪問他們需要查看的儀表板。

 

 

9.提供有聯系的指標——嵌入式圖表
現在，使用Salesforce1報表和儀表盤，您可以直接在記錄上嵌入報表。通過添加一個或兩個報告圖表到頁面布局，您可以對應相應的記錄提供實時指標。

 

例如，客戶頁面布局可以包括業務機會和個案。這個特性的好處是，報表通過客戶ID自動過濾。而無需去報表和儀表板選項卡中查看，用戶可以在記錄頁面以及Salesforce1中查看相關的度量標準。

 

10.凈化,清洗,批量刪除

批量刪除報表功能可以在CRM系統設置中找到去批量刪除報表。在批量刪除過濾選項中允許你通過設置一些篩選，例如上幾周/幾個月沒有運行的報表來進行刪除。用這個功能來刪除長時間沒有使用的報告是非常容易的。

最后，請記住，每個公司都因為不同的架構和對報表的嚴謹度，他們都有各自不同需求。除了以上對于開始使用Salesforce crm系統中報表和儀表盤的十個步驟的建議，我們首要的建議是企業需要嘗試，然后保持迭代并讓它變的越來越好。